Każda firma musi posiadać pieczątkę z danymi umożliwiającymi jej szybką weryfikację. Ułatwia to potwierdzanie autentyczności pism i innych dokumentów papierowych takich jak faktury i rachunki. Często są to stemple zawierające od trzech do czterech wersów. Oprócz pełnej nazwy firmy muszą zostać umieszczone w tekście dane adresowe oraz numer identyfikujący podatnika w spisach Urzędu Skarbowego. Do danych kontaktowych zaliczyć należy numer telefonu oraz adres skrzynki poczty elektronicznej. Przy projektowaniu pieczątki należy zachować taką czcionką, aby odcisk był czytelny i wyraźny. Warto używać większych pieczęci, by łatwiej było poprawnie rozmieścić cały tekst bez konieczności stosowania nazw skróconych. Firmy takie jak https://www.bazarnik.pl/ oferują dobór modeli pieczątek do potrzeb zamawiającego.
Wiele podmiotów oprócz oficjalnej pieczątki firmowej stosują również pieczątki specjalnie zamawiane do wykonywania określonych zadań. Mogą one ułatwiać tworzenie dokumentacji papierowej przez stosowanie powtarzającej się formuły. W tym wypadku kształt pieczątki jest dowolny i zależy tylko od celu, w jakim jest stworzona. Aby odróżnić je od pieczątki firmowej, można stosować inny kolor tuszu. Stosując takie pieczątki Warszawa i urzędy miejskie skracają czas obsługi, co jest dobrym przykładem dla firm szukających nowych zastosowań dla pieczątek na indywidualne zamówienie. Projekt stempla można wykonać u grafika komputerowego lub zlecić go firmie zajmującej się wytwarzaniem pieczątek.
